Als je als programmamanager een programma gaat organiseren, kom je vroeg of laat het onderwerp communicatie tegen. Communicatie blijft vaak een nader in te vullen paragraaf in het programmaplan. Dat is verstandig en jammer tegelijk.

Wij communicatieadviseurs worden doodgegooid met modellen, frames en canvassen voor elk (communicatie)probleem. En ik moet toegeven. Ik ben er dol op. Ik voel een lichte opwinding bij modellen die orde scheppen in een wirwar van antwoorden, doelen en vraagstukken. Oplossingen die in je hoofd zitten, maar er (nog) niet lekker uitkomen.

“Van wie is dit kaartje?” hoor je elke week in vrijwel elk communicatieteam. Zij staan of zitten, samen in één ruimte op kantoor of thuis via een Teams-meeting, naar een Trellobord te turen. Een scherm met kolommen (lijsten) met namen als Socials, Dinsdag of To do met daarin blokjes met tekst, een datum (meestal rood want in het verleden) en een rondje met initialen, onder Trello-gebruikers bekend als het ‘kaartje’.  ​

Voor sommige programma’s is het noodzakelijk of strategisch slim om ook over het programma te communiceren. Bijvoorbeeld om de aanleiding en de activiteiten van het programma goed uit te leggen. Dit zie je vaak bij programma’s voor veranderingen die gewoon moeten. Een reorganisatie of een wijziging in wetgeving bijvoorbeeld. Een website is daar een geschikt medium voor. Zolang je de inhoud van die website zuiver óver het programma houdt. ​

Programmacommunicatie is communicatie in en over een programma. Programma’s verwezenlijken de ambitie van een organisatie en gaan vaak over een verandering. Wanneer je als communicatieadviseur bij een programma wordt betrokken, ligt het programmaplan meestal al klaar. Alleen de communicatieparagraaf is nog leeg. Of je dat even wilt invullen en een communicatieplan kan maken. Het is belangrijk om nu de neiging om zo snel mogelijk een plan op te leveren te weerstaan en eerst de tijd te nemen om samen met de programmamanager het programma helemaal te doorgronden. ​

​Zou je ook zo graag in het hoofd willen kijken van je stakeholders? Om te weten waar zij blij van worden of juist mee worstelen? Waar zij zich zorgen over maken of gewoon meer van willen weten? Kortom, weten wat er leeft in je omgeving? Gebruik vrij beschikbare informatie om dat inzicht te krijgen. Bijvoorbeeld het zoekgedrag op Google.

In programma’s gaat procescommunicatie over de stappen die worden gezet om de programmadoelen te realiseren. De ontwikkeling en implementatie van (deel)resultaten staan centraal. Om stakeholders te informeren over dat proces, moet je niet alleen vertellen wat je hebt gedaan en hebt opgeleverd, maar ook wat je van plan bent. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan.